الرسالة الرسمية

أولا: تعريفها:

الرسائل قالب لغوي قديم حديث، استخدم عبر العصور، ومن ذلك: رسائل النبي ـ صلى الله عليه وسلم ـ إلى الأمم، والممالك، وكذلك الولاة والقادة. إنها الرسائل والمكاتبات الديوانية قديمًا، أو الرسمية في أيامنا هذه.

ثانيًا: أهميتها:

هذه الرسائل وثائق مهمة تترتب عليها في أحايين كثيرة أمور إدارية، ومالية. وهي رسائل لها نظامها الخاص، ولغتها الخاصة. ويختلف مضمونها باختلاف هدفها و الجهة التي ترسل إليها، فقد تكون طلبا لوظيفةٍ، أو إجازةٍ، أو نقلٍ، أو مراسلة جهة أكاديمية لطلب منحة علمية أو تغيير التخصص ... إلخ


ثالثًا: عناصر الرسالة:

البسملة، المكان والتاريخ،عنوان الرسالة، المرسَل إليه، التحية، تفصيل موضوع الرسالة، الخاتمة، اسم المرسِل وبياناته الشخصية.


رابعًا: طريقة كتابتها:

ويتحدد الدور الذي تقوم به عند كتابة الرسائل الرسمية فيما يلي:
1 ـ بدء الرسالة الرسمية بمخاطبة رسمية للمرسَل إليه، لا يذكر فيها اسمه، بل عمله ووظيفته، وتقديم التحية مذيلة بلفظة (وبعد)، ثم الانتقال إلى موضوع الرسالة، الذي تُعرِّف فيه باسمك، ووظيفتك، وسبب إرسال رسالتك، ثم التحية، وتكتب اسمك، ووظيفتك، وتوقيعك على الرسالة.
2 ـ الرد على الرسالة يتم بمخاطبة من أرسل لك الرسالة وصفته، ثم الإشارة إلى رقم الرسالة المرسلة إليك ـ إن وجد ـ وتاريخها، ومضمونها، وكتابة ردك في فقرة أخرى أو أكثر، ثم تكتب اسمك، وصفتك، وتوقيعك.


خامسًا: لغتها:

ـ الالتزام بالوضوح، والدقة.
ـ الحرص على الإيجاز، والابتعاد عن الإسهاب.
ـ البعد عن التعبير الخيالي.
ـ البعد عن المحسنات البديعية.
ـ استخدام الموضوعية في الكتابة.
ـ الاعتناء باختيار الكلمات المناسبة.